Dal 7 aprile 2026 le imprese che utilizzano il lavoro agile devono rispettare un obbligo di sicurezza più preciso: consegnare almeno una volta all’anno al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza un’informativa scritta sui rischi generali e specifici della prestazione svolta fuori dai locali aziendali, con particolare attenzione all’uso dei videoterminali. La mancata consegna espone datore di lavoro e dirigente a conseguenze penali, non a una semplice sanzione amministrativa come si legge talvolta: arresto da due a quattro mesi oppure ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro. Lo smart working resta comunque una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro regolata dalla Legge 81/2017 e, normalmente, da un accordo individuale tra datore e lavoratore: la Legge 34/2026 non lo trasforma in una modalità obbligatoria o automatica, interviene sulla sicurezza quando il lavoro agile viene effettivamente utilizzato.

Secondo l’ultima rilevazione dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, nel 2025 i lavoratori che operavano almeno in parte da remoto in Italia erano circa 3.575.000, lo 0,6% in più rispetto all’anno precedente; nelle PMI il fenomeno risultava però in contrazione, con un calo del 7,7%, mentre cresceva nella pubblica amministrazione e nelle grandi imprese. Questa guida analizza cosa cambia in concreto con la nuova normativa, quali obblighi di sicurezza e informativa un’impresa deve rispettare da subito e cosa segnala in proposito il modello di lavoro flessibile adottato a Dubai per gli imprenditori italiani che vi operano.

Cosa cambia con la Legge 34/2026 e cosa resta uguale

L’obbligo di informativa scritta sulla sicurezza per i lavoratori in smart working esisteva già, previsto dall’articolo 22 della Legge 81/2017: la novità della Legge 34/2026 non è l’obbligo in sé, ma il suo inserimento diretto nel Testo Unico sulla Sicurezza (D.Lgs. 81/2008), con un espresso richiamo sanzionatorio che prima mancava. L’articolo 11 della legge introduce il nuovo comma 7-bis nell’articolo 3 del D.Lgs. 81/2008, dedicato all’attività lavorativa prestata in modalità agile in ambienti che non rientrano nella disponibilità giuridica del datore di lavoro, e modifica l’articolo 55, comma 5, lettera c), dello stesso decreto estendendo la sanzione già prevista per altre violazioni in materia di informazione e formazione dei lavoratori (arresto da 2 a 4 mesi o ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro) anche alla violazione di questo specifico obbligo informativo.

Due cose che la legge non fa, nonostante si leggano talvolta in alcune guide: non introduce un obbligo per il datore di lavoro di attivare lo smart working in caso di emergenze climatiche o sanitarie e non prevede un modello di informativa semplificato specifico per le PMI. La legge prevede invece, separatamente, un mandato a INAIL per sviluppare entro 120 giorni modelli semplificati di organizzazione e gestione della sicurezza per microimprese e PMI, ma questo riguarda l’articolo 30 del D.Lgs. 81/2008 in generale, non specificamente l’obbligo di informativa sullo smart working.

Gli obblighi concreti per un’impresa nel 2026

Un’impresa che utilizza lo smart working deve rispettare tre elementi precisi legati al nuovo comma 7-bis, non limitarsi a un accordo informale con il dipendente:

• Informativa scritta annuale: va consegnata sia al lavoratore sia al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS), con cadenza almeno annuale, indicando rischi generali e specifici della prestazione svolta fuori dai locali aziendali, con attenzione particolare ai videoterminali.
• Valutazione dei rischi: l’impresa deve verificare, con il responsabile del servizio di prevenzione e protezione e le altre figure competenti, se l’introduzione o la modifica del lavoro agile renda necessario aggiornare la valutazione dei rischi e il DVR.
• Diritto alla disconnessione: previsto dalla disciplina preesistente sul lavoro agile, non introdotto dalla Legge 34/2026, va tradotto nell’accordo individuale con misure tecniche e organizzative concrete per i tempi di riposo.

Sulla geolocalizzazione dei lavoratori in smart working, un punto normativo è in evoluzione: il provvedimento del Garante Privacy n. 135/2025, che limitava fortemente il trattamento dei dati di localizzazione, è stato oggetto di un’opposizione accolta dal Tribunale di Cosenza (sentenza n. 972 del 1° luglio 2026). La geolocalizzazione non è, quindi, automaticamente vietata, ma richiede comunque una finalità legittima, una base giuridica adeguata, il rispetto dello Statuto dei lavoratori, trasparenza, proporzionalità e minimizzazione dei dati: il monitoraggio continuo e indiscriminato resta un rischio elevato di illegittimità, anche dopo questa pronuncia.

Perché conviene trattarlo come vantaggio competitivo oltre che come obbligo

Le imprese che affrontano lo smart working solo come adempimento normativo rischiano di perdere il vantaggio organizzativo che la modalità può offrire quando è integrata correttamente nei processi. La normativa riconosce priorità alle richieste provenienti da determinate categorie di lavoratori tutelate per esigenze di conciliazione vita-lavoro o di salute: il datore di lavoro deve applicare criteri trasparenti e coerenti nella valutazione, evitando esclusioni discriminatorie, anche se questa priorità non produce automaticamente un diritto incondizionato al lavoro agile.

Per una PMI, il passaggio decisivo riguarda la capacità di scrivere un regolamento interno chiaro su criteri di ammissione, gestione delle richieste simultanee in team ridotti e strumenti di collaborazione capaci di sostituire la presenza fisica nei processi decisionali, oltre che nello scambio di documenti: è probabilmente il motivo per cui, secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working, lo smart working nelle PMI arretra mentre cresce nelle grandi imprese, dove esistono più spesso policy strutturate invece di una gestione informale caso per caso.

Cosa insegna Dubai sul lavoro flessibile per gli imprenditori italiani

A Dubai un imprenditore italiano che vuole gestire un’attività da remoto può richiedere un visto per lavoro virtuale, che consente di risiedere negli Emirati continuando a lavorare per un’organizzazione con sede fuori dal Paese, con un reddito mensile documentato di almeno 3.500 dollari, rinnovabile ogni anno. Questo risolve, però, solo il titolo di soggiorno personale dell’imprenditore, non la disciplina applicabile a eventuali dipendenti rimasti in Italia, né le conseguenze fiscali e previdenziali dell’attività transnazionale, che vanno valutate separatamente in base a sede del datore di lavoro, legge applicabile e luogo di lavoro effettivo dei dipendenti.

La differenza principale riguarda, quindi, il perimetro della responsabilità: chi gestisce solo se stesso da remoto affronta soprattutto un problema di visto e fiscalità personale, chi gestisce un team di dipendenti in smart working affronta un problema di responsabilità organizzativa e normativa che nessun trasferimento geografico dell’imprenditore elimina da solo.

Domande frequenti

Da quando sono in vigore le nuove regole sullo smart working per le PMI?

Dal 7 aprile 2026, con la Legge 34/2026 (Legge annuale per le PMI). L’obbligo di informativa scritta esisteva già dal 2017, la novità è il suo inserimento nel D.Lgs. 81/2008 con un richiamo sanzionatorio specifico.

Cosa rischia un’azienda che non fornisce l’informativa sulla sicurezza ai dipendenti in smart working?

La mancata consegna dell’informativa annuale al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza è punita con l’arresto da due a quattro mesi oppure con un’ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro: è una sanzione penale, non amministrativa.

Un’azienda può monitorare la posizione dei dipendenti in smart working?

La geolocalizzazione non è automaticamente vietata, ma richiede una finalità legittima, una base giuridica adeguata, trasparenza e proporzionalità. Un provvedimento del Garante Privacy che limitava questa pratica è stato oggetto di un’opposizione accolta in tribunale nel 2026, ma il monitoraggio continuo e indiscriminato resta un rischio elevato di illegittimità.

Quanti sono gli smart worker in Italia?

Secondo l’ultima rilevazione dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, nel 2025 erano circa 3.575.000, lo 0,6% in più rispetto all’anno precedente, con una contrazione del 7,7% nelle PMI e una crescita nella pubblica amministrazione e nelle grandi imprese.

Fonti dei dati: Legge 11 marzo 2026, n. 34 (Legge annuale per le PMI), Gazzetta Ufficiale n. 68 del 23 marzo 2026, in vigore dal 7 aprile 2026; articolo 11 della legge, che modifica l’articolo 3 e l’articolo 55 del D.Lgs. 81/2008; articolo 22 della Legge 81/2017 (obbligo di informativa preesistente); Nota INL n. 780 del 15 aprile 2026; Osservatorio Smart Working, Politecnico di Milano (dati 2025); Garante per la Protezione dei Dati Personali, Provvedimento n. 135/2025 e Tribunale di Cosenza, sentenza n. 972 dell’1 luglio 2026; GDRFA Dubai su visto per lavoro da remoto.